关键词 高校审计档案 档案意识 档案管理

       随着我国高等教育事业的进一步发展，高等教育向大众化教育的转变，高校内部审计工作在高校管理中的地位和作用日益提升。高校内部审计的领域大为拓展，审计的内容更为丰富，正由过去的单一财务收支审计向效益审计、经济责任审计、大额款项审计、基建项目审计、管理审计等多种审计领域转变；并从事后监督审计向事前、事中和后续审计延伸。这对审计档案工作提出了更新、更高的要求。高校审计人员必须主动适应新形势发展的需要，强化档案意识，科学规范高校审计档案管理工作。

       一、当前高校审计档案管理工作的现状分析

       近年来，高校在加强内部管理，完善内部审计工作职能的过程中，越来越强烈地意识到审计业务档案管理工作的重要作用，在审计业务档案的收集、归档、编研和管理等方面都作出了一定的努力，也取得了明显的成效。但是，由于高校审计工作与高校的教学管理以及其它业务管理工作相比，重视程度较低，起步较晚，研究探索较少，因此，从整体上来说，现行高校审计档案管理工作还相对落后，还在许多方面不能适应现代化高校管理对审计工作提出的现实要求。主要体现在以下几个方面。

       一是对审计档案管理的意识不强。有的单位领导对审计档案工作没有充分的认识，往往只注重审计项目的实施情况，而忽视了文件材料的汇集整理归档工作，常常是审计实施以后，出具了审计报告、作出审计意见或审计决定就认为该审计项目结束了。而对审计过程中搜集的大量原始凭据不去进行整理，认为是一件浪费时间、徒劳无益的事情，根本不把审计项目的整理归档工作列人日常工作议事日程。

       二是审计档案管理工作不规范。首先档案工作人员岗位不稳定，对一些重要的审计工作资料没有专人保管，你保存一部分他也保存一部分，到真正需要的时候都没有了；其次是职责不明确。有的单位虽然也配备了专门的审计档案人员，但是对其审计档案管理的范围和内容标准不明确，使其工作存在着随意和偏失；再次是审计档案管理的设施不规范。有的单位没有配置专门的审计档案管理场地和必要的存档器具，文件资料到处乱堆乱放，时间稍长，就不免遗忘丢失。

       三是审计档案管理方法不科学。由于审计档案管理人员没有经过档案业务知识的培训，大都没有系统的档案业务知识，缺乏管理工作经验，不懂得基本的操作规程，既不能有效保管，更不便于查找利用。

       二、提高思想认识，增强高校审计档案意识

       高校内部审计档案是高校内部审计工作的重要组成部分，它是内部审计活动的真实记录、是考查内部审计工作质量、研究内部审计工作历史的必要资料，它不仅是详细记录审计过程，而且还是把审计活动中所形成的大量文件、资料进行汇集，加工整理、然后立卷、归档，而形成的。作为审计成果的体现，对防范审计风险，充分利用和发挥审计档案信息资源作用，规范审计操作行为，提高审计质量也具有极其重要的意义。

       加强高校内部审计档案建设，必须使领导和员工牢固树立起良好的审计档案意识，充分认识和发挥审计档案的功能和作用，并使所有审计工作人员在审计工作中养成归档习惯。

       (一)充分认识审计档案的价值功能

       审计档案主要具有以下两个方面的功能：

       其一是历史记实的功能。档案是具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的的历史记载，档案具有凭证价值。高校内部审计档案真实而准确地记载了审计过程中的大量事实，成为高校内部历史资料的一个重要组成部分。在高校内部审计档案中保存下来的审计底稿上当事人的亲笔手稿、审计报告上单位负责人的亲笔签字、审计决定的执行情况、有关座谈会议的记录、活动的录像和原来的照片、有关的实物证据以及与其他记录方式和载体的文件材料。所有这些，都是确凿的原始材料和历史证件，它可成为查考、研究、争辩和处理问题的依据。既是史实，也是考查学校审计工作情况的凭据，同时也为研究学校审计历史提供了素材。

       其二是业务参考功能。档案具有情报价值，是因为档案以知识原载体的形式，提供借鉴。高校内部审计中比重较大的财务收支审计、经济责任审计、基建预决算项目审计等，在这些项目的审计中，往往需要借鉴以前年度的审计资料，特别是高校内审中二级机构的财务收支审计，连续性强，在每次的审计中都搜集了大量的凭据，记录了被审单位的财务收支和经济活动情况，以及在经济活动中存在的问题，提出的处理意见及整改情况。这时，审计档案就显示出了它独特的魅力，审计人员就可以充分利用档案的参考功能，缩短审计周期，为二次审计提供了很好的惜鉴价值。从而使学校内部审计工作提高效率、增强效果。

       (二)努力培养全员的归档习惯

       审计档案是审计工作的整体反映，没有齐全、完整、准确、有效的材料组成的审计档案，就不能表明完成了审计项目。所有审计工作人员在全部的审计活动过程中，必须牢固档案意识，必须把审计活动过程与档案收集管理过程统一起来。

       一是要时刻积累审计资料。审计工作人员在进行所有审计项目的过程中，要熟记审计档案单元程序，带着档案意识来参与审计工作。要时刻清楚哪些材料是应该保留的，哪些是应该掌握的，哪些是可以摒弃的，从而使资料完整有效。

       二是要认真归纳资料。一个审计项目从始至终，各类材料纷繁复杂，汗牛充栋，不进行归类整理就无法立卷归档。必须先将材料按档案单元分类，把审计后的各类资料按档案单元的项目内容一一分理出来，最后再确定需要立卷归档的材料。

       三是要严格立卷归档。立卷归档是档案工作的最后一关，这就要求我们的专(兼)职档案人员在档案整理的过程中，严格按照立卷归档各项内容的具体要求认真做好立卷归档工作，防止在一些诸如装订、打页号、拟写标题等细小事情上出现差错。同时，还要求专兼职档案人员参与审计组卷，加深对案卷内容的了解，熟悉自己所管的档案内容和成份，只有这样，才能做到及时、准确地为本机关领导和工作人员提供他们所需要的档案资料，为本机关正常开展各项审计工作和提高工作效率服务。

       三、建立健全管理监督机制，全面提高审计档案管理水平

       制度是科学管理的重要方法，又是科学管理的基础。要真正有效地促进高校审计档案管理上规格、达标准，各高校必须建立健全内部审计档案建设管理的一整套制度体系，把审计档案工作纳入审计监督工作的范围之内，落实到管理制度之上，真正做到领导到位，制度健全，人员精良，设施完善。

       (一)加强审计档案的领导管理。高校审计处长要将审计档案管理工作列入处室工作的议事日程，要全面规划本处室审计档案建设工作，安排指定专人负责管理审计档案工作，明确审计档案工作的任务和职责，经常分析研究审计档案工作中存在的问题。学校分管内部审计工作的领导一定要重视审计档案工作，经常督促检查审计档案建设。

       (二)健全管理制度和激励监督机制。做好审计档案管理工作领导重视，是前提，而建立健全管理激励监督制度体系则是保障。没有制度作保障，不仅审计档案资料的积累归档、立卷存档因无章可循而变得随意散漫，而且，审计人员尤其是专兼职档案管理人员的工作也会